Электронные чеки: как автоматизировать отправку и улучшить бизнес-процессы

Для большинства предпринимателей и покупателей бумажные чеки — это привычное дело: кассир пробивает товар, выдаёт квиток, который чаще всего сразу отправляется в мусорку. Однако требования законодательства изменились, и бизнесу нужно переходить кассовые квитанции, которые формируются и передаются покупателю в цифровом виде.

Что такое электронные чеки и в чём их преимущества для бизнеса рассказывали в прошлой статье. Теперь ответим на частые вопросы наших клиентов: как правильно внедрить электронные кассовые чеки и в каком виде их пересылать клиентам.

Содержание:
Зачем переходить на электронные чеки?
Как перейти на электронные чеки: пошаговая инструкция
Как отправлять электронные чеки покупателям?
Какие штрафы грозят за нарушения правил предоставления чеков?
Какие дополнительные возможности есть у цифровых чеков?
Подведём итог

Зачем переходить на электронные чеки?

Основная причина перехода на электронные чеки — это требования закона 54-ФЗ. Все бизнесы в России, будь то крупная компания или ИП, обязаны использовать кассовые аппараты, выдавать чеки при расчётах и направлять их онлайн в налоговую. Последнее обязательно при онлайн покупках, и если сам покупатель захотел получить документ в таком виде.

Электронные чеки: преимущества

Это удобно для покупателей: не нужно хранить выцветающие бумажные чеки, а все данные о покупках всегда под рукой. Для бизнеса это тоже плюс — меньше бумажной работы и больше прозрачности операций.

Вот ещё несколько причин, по которым электронные чеки нужны бизнесу:

Соблюдать законы, что снижает риск штрафов.
Сэкономить на покупке лент для кассовых аппаратов и обслуживании печатающего оборудования.
Сообщать покупателям специальные предложения или информацию о бонусах.
Ускорить обслуживание благодаря отсутствию печати. Это особенно важно при большом потоке покупателей.
Улучшить аналитику и отслеживать офлайн-покупателей через кассовый чек в электронном виде.

Как перейти на электронные чеки: пошаговая инструкция

Чтобы перейти на е-чеки, бизнесу можно следовать общей инструкции:

Шаг 1. Выберите модель онлайн-кассы и убедитесь, что она включена в реестр контрольно-кассовой техники.

Шаг 2. Заключите договор с оператором фискальных данных, который будет передавать данные в ФНС. Список ОФД ведет налоговая.
Подключите кассу к сервису оператора.

Шаг 3. Зарегистрируйте кассу в ФНС. Для этого подайте заявление на регистрацию ККТ через личный кабинет или в отделении налоговой.
После регистрации получите регистрационный номер аппарата.

Шаг 4. Настройте отправку электронных чеков, протестируйте направление на email или СМС. Проверьте автоматическую пересылку через ОФД.

Шаг 5. Для перехода на электронные чеки соберите контакты покупателей, получите email или данные о мессенджере. Это нужно сделать до того, как покупатель оплатит товар или услугу.
В программе кассового аппарата укажите контактную информацию клиента.

Шаг 6. Обучите сотрудников, расскажите, как работать с новой кассой, объясните когда можно отправлять электронные чеки вместо бумажного.

Шаг 7. Разместите информацию о переходе на другой формат подтверждения покупок на кассе, сайте или в соцсетях. Объясните покупателям, как они могут получить цифровой документ.

После оплаты покупки и печати фискального чека автоматически будет сформирован и цифровой документ.

Когда и в каком виде надо передать онлайн-чек?

Чек нужно отправить покупателю в течение следующего рабочего дня после расчёта. Его вид может быть разным: картинка; pdf-файл; QR-код, документ с кодом HTML.

В сообщении на телефон используют обычный текстовый формат со ссылкой на полную версию чека на сайте ОФД.

Что содержит чек?

По закону документ должен содержать:

1	Название документа – в данном случае, «электронный чек».
2	Номер текущей смены, например, если первая смена сегодня, номер будет 001.
3	Точная дата и время, когда была проведена операция, а также место – например, адрес магазина или номер автомобиля, если операция происходит на ходу.
4	ИНН или ФИО владельца бизнеса, который проводит операцию.
5	Какой налоговый режим используется: ОСНО, УСН или другая.
6	Тип операции: доход (если вы получили деньги), расход (если вы потратили деньги)
7	Подробное описание товаров или услуг, которые были куплены или проданы, их количество и цена за единицу. Например, кроссовки спортивные – 1 пара., цена 3 500 руб./пара.
8	Итоговая сумма, которую нужно заплатить, включая НДС (если применимо). Например, общая сумма 250 руб., НДС 20% (50 руб.).
9	Как была произведена оплата – наличными или картой, и сумма, которая была уплачена. Например, безналичный расчёт, сумма 250 руб.
10	Должность человека, который провёл операцию, например, кассир Иванова И.И.
11	Уникальный номер кассового аппарата, который используется для проведения операции.
12	Номер, который производитель присвоил кассовому аппарату.
13	Электронная подпись, подтверждающая подлинность.
14	Веб-сайт, где можно проверить подлинность.
15	Информация для связи с покупателем или продавцом, например, телефон или email.
16	Уникальный номер чека.
17	Электронная подпись, которая подтверждает фискальные данные.

Эти пункты вместе создают полный и юридически значимый документ, который используется для учета, отчётности и разрешения возможных споров. В некоторых случаях, например, при отправке в СМС или на маркированный товар, добавятся дополнительные строки.

Если отсутствует хотя бы один из обязательных пунктов, он является недействительным.

Как отправлять электронные чеки покупателям?

Один из распространенных способов — отправка электронных чеков покупателю на email. Это особенно удобно для интернет-магазинов и сервисов с предварительным заказом. Подтверждение оплаты приходит на почту клиента, где его легко найти и распечатать.

Для мобильных пользователей подходят мессенджеры, такие как WhatsApp или Telegram. Также можно использовать SMS. Этот способ универсален и подходит для любого бизнеса.

Как организовать автоматическую отправку электронных чеков покупателям?

Для автоматизации процесса можно использовать сторонние сервисы, например, Upmetric. Они позволяют настроить отправку чеков по email, SMS или в мессенджеры. Например, с помощью Upmetric можно посылать чеки оптимальным путем, а также собирать аналитику по покупкам.

Также важно убедиться, что ОФД поддерживает автоматическую отправку. Настройте передачу данных через личный кабинет оператора, чтобы документы поступали клиентам без вашего участия.

Как получить данные покупателя?

Продавец может попросить контакты покупателя при оформлении заказа или бронировании. Например, при покупке пиццы человеку предложат оставить номер для связи, а заодно спросят, можно ли прислать чек в СМС.

Другой способ — предложить клиенту оставить контакты при подключении к программе лояльности или оформлении скидочной карты. Так покупатель получит бонусы, а предприниматель — возможность посылать чеки в электронном виде.

Ещё вариант — автоматический сбор данных через личные кабинеты, CRM-системы или кассовое ПО. Если клиент регистрируется в интернет-магазине, его контакты автоматически сохраняются для передачи электронного чека покупателю.

Какие штрафы грозят за нарушения правил предоставления чеков?

Нарушения 54-ФЗ в обороте чеков могут привести к штрафам.

Нарушение (ст.14.5 КоАП РФ)	Наказание для ИП	Наказание для ООО
Несвоевременно подали чек в налоговую	1 500 до 3 000 руб.	5 000 до 10 000 руб.
Не отправили чек покупателю онлайн или отказали в выдаче бумажного аналога	2 000 руб.	10 000 руб.

Как избежать штрафов за отсутствие чека?

Убедитесь, что касса зарегистрирована в ФНС и подключена к ОФД.
Настройте автоматическую отправку.
Регулярно проверяйте корректность данных в чеках.
Обучите сотрудников правилам работы с кассой.

Какие дополнительные возможности есть у цифровых чеков?

Магазин бытовой техники добавил в чеки QR-код для участия в розыгрыше подарков. Это увеличило количество повторных покупок и помогло собрать базу лояльных клиентов для будущих маркетинговых кампаний.

Этот пример показывает, что онлайн-чеки открывают для бизнеса дополнительные возможности: увеличить продажи, улучшить взаимодействие с клиентами и получить данные для аналитики.

В квиток можно добавить:

Акции и скидки, промокод на следующую покупку или скидку на определённые товары. Например, кафе добавляет в чек промокод на бесплатный кофе при следующем посещении. Это стимулирует клиента вернуться.
Короткий опрос о качестве обслуживания или пожеланиях клиента. Например, магазин одежды предлагает скидку 5% на следующую покупку, если клиент заполнит короткий опрос о качестве обслуживания.
Программы лояльности: напоминание о накопленных баллах или бонусах.
Логотипы компании для повышения узнаваемости бренда.

Чеки также помогают собирать данные о покупках для анализа и улучшения бизнес-процессов. Что можно отслеживать:

Офлайн-покупателей: даже если клиент не оставил контактных данных, с е-чеками можно идентифицировать его покупки.
Популярные товары: какие товары продаются лучше, а какие хуже.
Сезонные тренды: что пользуется спросом в определённое время года.

Для максимального использования возможностей фискальных документов можно подключить специальные сервисы, например, Upmetric, который предлагает кастомизацию электронных чеков: добавлять акции, промо-коды, опросы и другие элементов. Сервис также соберет и проанализирует данные о покупках, настроит автоматическую отправку персонализированных предложений.

Подведём итог

Электронные чеки для бизнеса — это не только про соблюдение закона, но и про удобство для клиентов и новые возможности для компании.

Во-первых, вы можете персонализировать электронные чеки, добавлять промокоды, скидки или благодарности за покупку. Это не только удивит клиента, но и повысит его лояльность. Например, в чек можно добавить персональную скидку: «Спасибо за покупку! Ваш следующий заказ со скидкой 10%».

Во-вторых, такие чеки — это ценный источник данных. Вы можете анализировать покупки клиентов, чтобы лучше понимать их предпочтения, корректировать ассортимент и улучшать маркетинговые стратегии. Например, если вы заметите, что определённый товар часто покупают вместе с другим, можно предложить их в комплекте со скидкой.

Наконец, интеграция с сервисами, такими как Upmetric, позволяет автоматизировать отправку чеков и собирать аналитику. Это не только экономит время, но и помогает выстраивать более эффективные процессы. Например, вы можете настроить автоматическую рассылку в Telegram или WhatsApp, а также получать отчёты о популярных товарах.

Переходите на электронные чеки с Upmetric и начните использовать их как инструмент роста бизнеса.